Тайм менеджмент: управляйте временем с помощью делегирования задач и личного помощника

Независимо от масштаба компании, руководитель ежедневно сталкивается с объемами информации и заданий, которые превосходят физические возможности даже самого целеустремленного человека. Главная задача каждого начальника – реализовывать стратегическое управление бизнес–процессами, оставаясь «над ситуацией». Чтобы оставаться эффективным, руководитель обязан делегировать задачи команде, находящейся в подчинении.

Бизнес–коучи говорят о допустимом лимите в 80 % – сюда входят рутинные обязанности, разовые поручения, задания, не требующие присутствия босса. Если ваши сотрудники загружены, самое время пригласить личного помощника «Спасибо, Таня»!
Согласно закону Парето, оставшиеся 20% задач, оставленных для личного выполнения, дадут для вашей компании лучший результат.
Перераспределение задач или функций в рамках предприятия

Что такое делегирование полномочий?

«Делегировать» – это означает, что работник получает в работу задачу, где исполнителем назначен его руководитель. Распределение возложенных пунктов между подчиненными позволит сосредоточиться на приоритетных задачах и повысит эффективность командной работы в целом. Исполнитель получает вместе с поставленной проблемой расширенный доступ к ресурсам, ранее доступных исключительно его начальнику. У личного помощника приоритетный доступ, в том числе, к личной информации босса. Он может взять на себя не только рабочие обязанности, но и мероприятия, которые касаются участия руководителя – поездки, семинары, организация переговоров, бронь гостиниц.

Зачем необходимо передавать полномочия другим лицам?

Для людей с обостренной потребностью контроля идея «ослабить вожжи» может показаться дикой. Делегирование полномочий в менеджменте особенно для авторитарного руководителя – сильнейший стресс. Такая реакция во многом вытекает из отсутствия доверия своим подчиненным, либо страх, что исполнитель воспользуется шансом и выставит начальника некомпетентным. Работники чувствуют тревогу босса и, даже получив задание на выполнение, постоянно возвращаются к нему, сигналя «без вас мы не справимся». Босс в результате впрягается в решение задачи, возложенной на работников, – получается эффект «обратного делегирования». Личный помощник – доверенное лицо, он станет фильтром по уровню допуска и контролю за выполнением задач.

Тем не менее, передача задач другим исполнителям жизненно важна – как для корпоративного, так и личного благополучия.

В первую очередь, компания требует оперативного решения задач. Делегируя, вы ускоряете работу бизнес–процессов, стимулируя скорейшее получение и увеличение прибыли.

Отдавая рутину на исполнение команды, вы остаетесь над процессом, это дает преимущество объективной оценки. Люди внутри процесса видят лишь часть, их восприятие ограничено.

Для вашей команды возможность выполнения более ответственных поручений, не связанных с основной деятельностью, мотивация ­– брать ответственность за результат и самостоятельно планировать пути решения задачи.

Команда знает, что им доверяют на практике. Исполнители ощущают свою ценность для руководителя, ведь по факту, вы просите их помощи в своих делах.

Работники на местах объективно лучше разбираются в деталях. Вы экономите время и получаете профессиональный результат.

Помощники «Спасибо, Таня» могут взять на себя любую рутинную работу, вплоть до поиска информации в интернете, обзвона клиентов, заполнения отчетов. Вы можете пригласить помощника на частичную занятость или полный день. Без делегирования невозможна полноценная работа руководителя и развитие компании в целом.
Делегирование – залог эффективной управленческой деятельности

Плюсы и минусы передачи полномочий и заданий

В процессе выявляются наиболее сильные члены команды, весь коллектив более сплоченный. Личные помощники пригодятся на этапе стартапа или конкретного масштабного проекта.

Растет внутренняя лояльность, работники становятся более самостоятельными, они чувствуют заинтересованность руководства в их экспертных навыках и более мотивированы.
Руководитель оттачивает навык управления и получает резерв времени для решения наиболее важных задач.
Среди минусов нельзя закрывать глаза на риски, связанные с получением неидеального результата. Некоторые подчиненные могут оказаться не готовы к расширению полномочий. Кроме того, работникам придется оказать доверие, полагаться на них.

«Обжегшиеся» руководители рассказывают примеры подобных экспериментов, закончившихся как минимум «провалом». Но в большинстве случаев, это означает, что, поручая задание, подчиненному не была передана вся актуальная информация и видение необходимого решения.

Чем делегирование отличается от постановки задачи?

При делегировании руководитель передает сотруднику задание своего уровня и обязан сформулировать необходимый результат, сроки, провести инструктаж и проконтролировать результат. Также работник может получить доступ к закрытым ранее ресурсам, информации для осуществления работы. Объясните помощнику специфику вашей компании, он легко подстроится под требования.

Постановка цели осуществляется строго в рамках должностной инструкции исполнителя.
Распределение полномочий согласно квалификации, должностным обязанностям

Главные цели делегирования

Процесс вовлечения персонала в задачи руководства направлен на:
повышение мотивации исполнителей;
снижение нагрузки на руководящий состав;
повышение общей продуктивности всего коллектива компании.
Делегировать обязанности нужно в соответствии с реальными возможностями сотрудника, его загрузкой, способностью к автономной работе.

Важность делегирования полномочий: приводим дела в порядок

Руководитель в состоянии перманентного цейтнота и перегрузок не может быть эффективным. Делегирование призвано освободить временной ресурс для неотложных моментов, позволить восстанавливать силы и избежать преждевременного психологического выгорания и физического истощения. Найм личного помощника – проверенная временем практика.
Передача задач не означает отказа от решения – вы осуществляете их руками помощников.

Как правильно передавать собственные полномочия?

Делегирование обязанностей не означает сбросить проект на исполнителя. Не получится. Ведь он выходит за пределы его компетенций. Необходимо дать предварительную информацию и убедиться, что работник готов принять на себя ответственность.

Поставьте задание конкретно. Если у работника возникает дефицит данных, он не видит картины, либо не располагает ресурсами, нужно восполнить этот пробел.

Потратьте время на внятный инструктаж.

Оговорите конкретный срок, когда необходимо предоставить результат.

Назначьте контрольные точки и согласуйте условия контроля промежуточных результатов.

Оговорите, с чем к вам можно обращаться.

Наши помощники умеют правильно собирать информацию, они готовы выяснить каждую мелочь, которая потребуется в работе.
Планируя делегирование, предусмотрите риск форс–мажора и заложите временной буфер на случай непредвиденных обстоятельств.
Обсудите с потенциальным исполнителем его видение решения задачи, возможно, он сможет предложить альтернативный вариант. Если подключаете команду из нескольких человек, определите, кто будет ответственным за предоставление результатов по ключевым пунктам.

Ошибки, которые нельзя допускать

Далеко не каждый руководитель может правильно провести делегирование задач сотрудникам. Этот опыт приходит со временем и окупается сторицей, если вы сможете исключить распространённые ошибки.

Четко формулируйте задание, не поленитесь обозначить критерии качества необходимого результата. Люди не обладают телепатическими способностями, им нужно говорить о нужных конкретно вам делах и вещах.

Не создавайте искусственно цейтнот. Постановка задачи «нужно вчера» добавляет в процесс суматохи, либо приводит к выводу «если поезд уже ушел, торопиться некуда». Устанавливайте для исполнителя адекватные сроки, для себя фиксируйте временной резерв.

Не стойте над душой у работника, займитесь своими делами. Вы же обсудили с ним сроки промежуточного контроля? Он о них знает? Тогда дайте ему спокойно работать.

Озвучите степень возложенной ответственности, особенно, когда дело касается группы. Каждый должен понимать на что подписывается – конкретно, по пунктам.

Не делегируйте работнику обязанности, которые вменяются ему по штату. Этот пункт лишь на первый взгляд звучит странно, но некоторые руководители и подчиненные подчас не знают, что должны выполнять в рамках работы, а что выходит за компетенции.

Устранив пункты преткновений, вы увидите, насколько результативной может быть помощь окружающих вас людей.

Что можно, а что нельзя делегировать

Нельзя перекладывать на подчиненных вопросы найма и увольнения, вынесения благодарности от лица компании, задачи стратегического значения и с высоким уровнем риска.

Руководитель – корпоративный лидер. Поэтому решения, способные повлиять на развитие компании, должны приниматься руководящим звеном.

Однозначно можно делегировать задачи, с которыми сотрудник может справиться. Это частные поручения, рутинная работа, сбор предварительных данных или материалов, деятельность «экспертная» для конкретного специалиста.
Мы объясним, как ассистент может помочь твоему бизнесу
Обсудим твои ежедневные задачи и найдем те, которые можно делегировать ассистенту.
Made on
Tilda