ВЛАДИМИР КУДИНОВ
Как себя клонировать и делегировать бесконечные задачи
Однажды, подводя результаты своей карьеры на сегодняшний день, ты поймаешь себя на мысли о том, что находишься совсем не там, где планировал быть. Ты строил воздушные замки из грандиозных планов, думал о том, куда потратишь деньги, которые заработаешь в только что запущенном бизнесе. В голове лениво кружили диалоги минувших лет с друзьями на тему «Когда я стану миллионером», «Будем путешествовать раз в месяц», «Нам не нужны будут отпуска», «Купим дом на побережье».

И, вроде бы, после тех разговоров все пошло складно — ты бросил работу, огромными усилиями создал свой бизнес и искренне радовался первым результатам. Потом ты ссорился с партнерами, находил новых людей с общими целями и похожими взглядами, много работал. Думал над тем, как привлечь новых клиентов и переживал радость от первых заказов. Вроде несколько лет прошло, а как будто полжизни пронеслось с того времени.

Но, сидя сегодня перед экраном, ты понимаешь, что ты до сих пор не в той реальности, которую пророчил себе. Все слишком быстро закружилось и замаячило перед глазами: сначала ты принимал решения в своей команде, помогал бизнесу развиваться и думать, но потом, незаметно для себя, попал в бесконечный круг забот, из-за которых уже некогда думать куда идет твой корабль. Ты перестал видеть направление своего движения.

Ты хватался за любую задачу, за любую возможность помочь своему бизнесу. Найти клиентов, продать продукт, написать текст, найти программиста, нарисовать картинки, сделать фотографии, встретиться с инвесторами, вести бухгалтерию. Ты не успевал считать как летят дни в бесконечной рутине дел. При этом уже давно не задумывался куда идет бизнес и как сделать так, чтобы он начал зарабатывать те самые миллионы, о которых ты мечтал с друзьями, начиная дело.

Это тот момент, к которому подходят многие стартаперы, бизнесмены и руководители. Многочисленные книги рассказывали нам о том, что если долго работать, то твой бизнес обязательно выстрелит. Текущая эгоцентрическая модель, внушаемая нам, велит тебе делать все самому. Ты хочешь стать человеком, который создал себя сам. Если не ты, то кто? Но, иногда ты находишься в точке, где ты почти не зарабатываешь на своем бизнесе, но при этом годами много работаешь. И ты думаешь: какого черта тогда было вообще бросать свою карьеру в компании и начинать делать бизнес? Что делать?

Мы часто забываем, что задача любого бизнеса — зарабатывать деньги. Это неопровержимая цель, с которой мы каждый день просыпаемся и продолжаем этот бизнес делать. Перефразируя — задача твоего бизнеса не ведение фейсбука, не написание статеек в блог компании, не поиск лидов на Linkedin, не встречи с клиентами за пивом и даже не исправление ошибок за дизайнером или программистом, чтобы проект выглядел лучше. Задача твоего бизнеса — зарабатывать деньги. Иначе он утонет, ровно как и твоя команда. Твоя задача, как бизнесмена, привести свое детище к деньгам как можно скорей. При этом, ты должен иметь возможность ежедневно перестраивать и обдумывать свой путь. Для этого тебе нужно свободное время.

Создавать бизнес — это постоянная попытка ответить на вопрос, что ты можешь сделать сегодня для его скорейшего роста и развития.
Делегируй это!
Нужно отметить, что важные, но несрочные дела в твоем todo имеют привычку уходить вниз к концу листа, а неважные и срочные лезут вверх. В итоге важные дела копятся, как снежный ком, мешая тебе чувствовать себя комфортно. Ты, конечно, постепенно их решаешь, но тут в слэк пишет твой коллега и у тебя появляются еще 5 задач, которые нужно решить сегодня. И так день за днем. Мы делаем огромное количество рутины, пропуская задачи, которые действительно окажут положительное влияние на наш бизнес, например, планирование нового проекта. Большинство нерешенных важных дел так и висят в нашей голове в режиме ожидания и постоянно напоминают о себе. Иногда ты и сам не замечаешь, как твой мозг переваривает задачи, которые до сих пор не сделаны. И при этом, к вечеру ты чувствуешь себя психологически вымотанным. Как тут управлять своим бизнесом?

Если ты до сих пор задаешь себе эти вопросы, значит ты еще не знаком с делегированием.

Взгляни в свой todo лист и отметь задачи, которые сегодня мешают тебе думать о своем бизнесе, строить планы, выращивать идеи и эксперименты. Теперь выдели задачи, которые ты постоянно откладываешь или переносишь, потому что они скучные. А затем таски, которые, возможно, не приведут твой бизнес к деньгам, но эти задачи — часть идей, которые нужно проверить, возможно, придуманные твоими коллегами. Все выделенные тобой задачи — это те задачи, которые можно делегировать. Большинство этих тасков — то, что мешает тебе и впоследствии твоему бизнесу видеть четкую картину развития.

Ты, конечно, усмехнешься и скажешь, что нереально делегировать такие важные задачи. Тем более, что ты на 100% уверен, что только ты можешь сделать эти задачи максимально правильно. Но если ты хочешь разорвать беспощадный круг ежедневных дел, ты должен понять, что хороший руководитель — это тот человек, который делает работу усилиями других людей. При этом, ты должен правильно выбирать таких людей и, впоследствии, осуществлять контроль за ними. Передача своих дел другим людям — это сложный психологический процесс, который нужно один раз пройти.

Обычно люди ищут десятки оправданий, чтобы найти человека, который делает часть твоей работы:

  • Никто не сделает мои задачи лучше меня;
  • У меня есть свободное время, я его потрачу на решение рутины;
  • В другой раз, я уже начал делать ту работу, которую запланировал;
  • У меня плохой опыт передачи своих задач другим людям, они делают все не так;
  • У меня нет человека, которому я мог бы делегировать свою работу.
Чаще всего, эти отговорки всего лишь страх. Ты боишься, что твои задачи сделаются не так, не в то время и не тем человеком. Но у того, кто делает свой бизнес руками других людей, гораздо больше шансов преуспеть, чем у тех, кто делает все самостоятельно. Нужно постоянно помнить про закон 80/20. Лучше сделать 80% работы, потратив 20% усилий, чем наоборот.
Сколько стоит твое время?
Интересно, что хоть мы и помним, что «время — деньги», но большинство из нас не оценивает свое время, потраченное на ежедневные задачи в долларовом эквиваленте. Хотя, посчитать это довольно просто. Каждый наш час оценивается теми делами, которые мы его заполняем. Если ты программист, и твой час стоит $140, то дела, которые ты делаешь для клиента по созданию сайта будут приносить тебе $140 в час. Но, стоит учесть, что рутина скорее всего принесет $0, так как никто за нее не заплатит. Возможность вернуть это потраченное время, или получить за него деньги довольно низкая. Да, это значит, что каждый час рутины будет забирать у тебя из кармана $140. Таким образом, если ежедневно ты занимаешься 4 часа рутиной и 4 часа работой, то в месяц ты прощаешься с довольно крупной суммой денег — $11,760.

Так нужно оценивать время, которое мы проводим, занимаясь многочисленными ежедневными задачами. Но, нанимая на работу ассистента, мы сохраняем для себя это время и деньги. Если ты работаешь с ассистентом 4 часа в день, то в месяц ты сохранишь для себя 4*21=84 часа. Экономя по 8 часов в день, ты приобретаешь 168 часов в месяц! Ради этого стоит изменить своим привычкам делать все самому, правда?
Работа с удаленным ассистентом
Начать пожинать плоды делегирования нужно с поиска удаленного персонального ассистента. Это человек, который за $600-$800 в месяц будет брать на себя твои задачи, учиться их выполнять, выдавая со временем тот результат, который тебя устроит, и отчитываться о выполнении тебе в мессенджер.

«Но что если он сделает задачу не так как я хотел?» У задач, которые выполняются неправильно, или не так, как было рассчитано, всегда есть две стороны медали:

Первая сторона — задача поставлена неправильно или не в полном объеме, на что ассистент должен, задавая наводящие вопросы, прийти к пониманию задачи. Но иногда задачи настолько сложны, что приходится описывать их километрами текста, объясняя каждую деталь. Поначалу, у тебя будет желание не тратить время на объяснение, а сделать все самому. Но, мы уже выяснили, к чему это приводит. Поэтому, самый лучший способ ставить сложные задачи для ассистента — скринкаст. Ставим на компьютер программу Monosnap и в два клика получаем записанный скринкаст, на котором показываем, как выполнять задачу. В объяснении задач безотказно действует формула: понятней текста — скриншот, понятней скриншота — видео. Нужно всегда помнить о том, что правильно поставленная задача сэкономит тебе время в долгосрочной перспективе, особенно если её выполнение придется повторять несколько раз в будущем.

Все эти скринкасты с пояснениями задач лучше всего сразу заливать в Youtube, делать приватный плейлист и шерить с ассистентом. Так у тебя сохранятся все видео, и ты будешь формировать свой Knowledge Base. При этом, ассистент будет всегда иметь возможность освежить любое знание в памяти и пересмотреть видео. Второй положительный момент — если вы разойдетесь с ассистентом, ты сможешь легко передать новому сотруднику все обучающие материалы.

Вторая сторона неправильно решенной задачи — немотивированный или несообразительный ассистент, который с неохотой принимает новые знания и не старается выполнить задачи лучшим способом. Если после недели работы с ассистентом ты окажешься недоволен результатами, начинай поиск нового.

При правильно поставленных задачах ты обязательно вознаградишь себя утренним сообщением примерно такого содержания:

«Я все сделала, что еще на сегодня? Записала тебя в барбершоп завтра на 6 вечера. Нашла 100 лидов в Линкедине, как ты и просил, нашла их почту. Написала им персональное предложение для редизайна сайта. Все результаты прикрепляю в виде Google Sheets, буду ждать от них ответов и вносить в таблицу.»

Это сообщение — результат твоих усилий в делегировании. Пока ты спишь, кто-то делает твою работу, воплощает задуманные эксперименты, реализовывает идеи и контактирует с людьми. Дальше ты анализируешь результат, вычисляешь что можно было бы сделать лучше и вносишь свои комментарии. Каждый раз ты будешь замечать, что задачи делаются все лучше, и ассистент схватывает их с полуслова. Именно твой ассистент постепенно становится «персональным».

Здесь стоит оговориться, что многие принимают за своего ассистента партнера — жену или мужа. Особенно часто это встречается у мужчин. Когда в голове нарастает общее недовольство своими делами на работе, они стараются «напрячь» свою жену. Мол: у меня и так времени нет, но раз уж ты свободна, то почему бы не взять часть моей рутины на себя? Легко догадаться, что вскоре начнет разочаровывать твою второю половинку. Лучше изначально искать ассистента, которому ты платишь деньги за работу. Тогда и ссор в семье резко поубавится.
Передача паролей
Когда ты постепенно начинаешь доверять своему ассистенту, возникает вопрос, как передавать пароли для сервисов? Совершенно точно ты не хочешь лишиться своего Instagram или LinkedIn аккаунта. Лучший способ, это попросить ассистента создать бесплатный аккаунт в менеджере паролей LastPass и пригласить тебя в этот аккаунт. Так ты сможешь передавать пароли в более безопасном виде, и не бояться. Кроме того, нужно всегда ставить двойную авторизацию по телефону, на сервисах, где это возможно. Это еще одна галочка в безопасности твоего аккаунта. Как вариант, в качестве телефона можно использовать бесплатный номер Google Voice, тогда все коды подтверждения будут приходить к тебе прямо на компьютер.
Оплата сервисов
Иногда нужно, чтобы ассистент смог забронировать билеты или зарегистрироваться на платном сервисе, оформив подписку. Для того, чтобы не передавать ассистенту данные своей кредитной карты, можно зайти на Privacy.com и завести там виртуальную кредитную карту. При этом, ассистент будет располагать только теми средствами, которые ты на нее закинешь. Многие банки также дают возможность создать виртуальную кредитную карту.
Тайм-зона
С ассистентом нужно договориться об общем времени в онлайн, когда вы можете поговорить о задачах, построить планы и вообще, быть на связи. Нужно проверить, чтобы вы пересекались своими тайм-зонами как минимум на 3–4 часа. Тогда вы приучите себя к общему расписанию и ты будешь всегда иметь контроль над ситуацией.
Звонки на телефонные номера
Чтобы дать возможность ассистенту звонить на телефоне в твоей стране, можно использовать бесплатный номер на Google Voice и Hangouts.
Какие задачи можно делегировать?
Ассистенту можно делегировать любые часто повторяющиеся задачи. То, что можно показать другому человеку и объяснить как это делать. Тогда ты будешь разгружать себя ровно столько раз, сколько эта работа будет еще повторяться.

  • Поиск лидов для твоего бизнеса на LinkedIn, в группах Facebook, VK
  • Ведение социальных сетей: Facebook, Twitter
  • Написание небольших постов на Medium
  • Помощь в бухгалтерии. Прикреплять чеки для налоговой отчетности в Xero / Quickbooks
  • Поиск, анализ и организация информации
  • Поддержка клиентов в support
  • Поиск и наем сотрудников для компании
  • Поиск фрилансеров: копирайтеров, дизайнеров, программистов на подработку
  • Назначение встреч
  • Звонки по телефону, выяснение информации
  • Проверка емейла, сообщение о важных вопросах
  • Наполнение сайта новым контентом через WordPress или любую другую CMS
  • Составление рассылок в MailChimp
  • Бронь билетов на самолет, Airbnb и отелей
  • Контакт с клиентами твоего бизнеса, исследования
  • Мониторинг состояния проекта, организация процесса в команде
Типы поручаемых задач, которые можно делегировать ассистенту бесконечны и ограничены лишь твоей фантазией и умением формулировать задачи.
Так как тебе найти ассистента?
Как вариант начать поиски с Headhunter или Work.ua. Еще одним вариантом является Upwork. Нужно быть готовым к тому, что придется созваниваться с кандидатами на вакансию ассистента и рассказывать о том, чем им придется заниматься и какие задачи у тебя будут. Очень важно протестировать знание английского языка, если оно имеет для тебя значение, и понять насколько ассистент обучаем в новых задачах.

Постарайся перед звонком узнать бэкграунд ассистента, понять какие вопросы ты захочешь ему задать и подготовить для него тестовое задание, чтобы понять его навыки. После того, как ты найдешь человека, который тебе понравился, можешь начинать с ним работу и смотреть на то, как он схватывает новые задачи.
Откуда мы все это знаем?
Годами, я, как и ты, зарывался в своем списке задач, вскидывая руки вверх и крича «зачем мне нужен этот бизнес, если он сжирает все мое время?». Мой партнер Boris Goncharov был озадачен теми же вопросами, и мы начали искать решение. Оно было найдено в книге известного бизнесмена Тима Ферриса "4-hour work week". Именно она сподвигла нас найти удаленного ассистента и начать менять отношение к работе и своим задачам. В ходе месяцев работы с ассистентами мы сформировали методики по правильному делегированию и контролю задач, научились искать правильных ассистентов, написали сложные тесты по отбору. Теперь жить стало намного легче и у нас есть много времени, чтобы думать над своими проектами и развивать их. Именно поэтому у меня сейчас есть время на то, чтобы писать эту статью ;)

В итоге мы начали рассказывать о своем успешном опыте друзьям и они, заинтригованные возможностью найти себе персонального ассистента, начали заказывать у нас эту услугу. И тут мы подумали: почему бы не сделать сервис, который помогает бизнесменам и специалистам найти себе ассистента, используя методики и практики, которые мы создали при работе с нашими друзьями? Почему бы не скопировать успешный опыт и осчастливить других людей? Не долго думая, назвали сервис «Спасибо, Таня» — как благодарность твоему будущему ассистенту за каждодневную помощь в работе.
Мы берем на себя поиск ассистента, его обучение, экзамены, знакомим его с будущим руководителем и передаем в твои руки, попутно контролируя процесс вашей работы. Если вы понимаете друг друга, и ассистент подходит тебе под твои задачи, мы оставляем вас наедине. В случае, если вы не приживаетесь, мы подбираем нового ассистента. Нашей задачей в «Спасибо, Таня!» стало найти идеальную пару— руководителя и ассистента, чтобы им нравилось работать друг с другом. Если нам удастся выполнять намеченное, то сработает эффект сарафанного радио, и к нам будут приходить новые клиенты.
Сколько стоит найти ассистента?
Мы разработали несколько тарифов:

  • Pool. Ассистент работает 2 часа в день за $400/мес.
  • Personal. Ассистент работает 6–8 часов в день за $800/мес.
  • Genius. 6–8 часов в день за $1400/мес. При этом ассистент обладает свободным разговорным английским.
Каждого ассистента мы обучаем правилам почтовой переписки на английском языке, работу с таск-менеджерами (Trello, Wunderlist), работе с Dropbox, Google Drive/Docs/Sheets, ведению социальных сетей, поиск лидов, и тд.

Нам удалось создать сервис, который помогает бизнесменам освобождаться от рутинных задач и больше думать о своем бизнесе. Также мы помогаем молодым людям, живущим в отдаленных уголках России и Украины, зарабатывать хорошие деньги, параллельно развиваясь профессионально.

Напиши нам на hello@thankstanya.com и мы вместе подумаем над тем, как ты можешь делегировать свои задачи.
Заключительные слова
Основная невосполнимая ценность нашей жизни — время. Делегирование помогает нам делать работу, не производя ее своими руками, но при этом производя достойный результат. Мы должны тратить время на то, что нам действительно важно в данный момент — семья, друзья, развитие бизнеса, на который мы поставили так много.

Старайся каждый раз ловить себя на мысли: если ты делаешь работу, которую можно делегировать — всегда делай это. Увидишь, как скоро ты сможешь ощутить все плюсы этого и понять, что ты больше не будешь прежним трудягой.
Мы объясним, как ассистент может помочь твоему бизнесу
Обсудим твои ежедневные задачи и найдем те, которые можно делегировать ассистенту.
Made on
Tilda